POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ROTUMARK

 

ROTUMARK – CI ALLIANCE GROUP SAS

Nit.: 900587304-8

Dirección: Carrera 14 #6-50 Of 402 circunvalar Pereira

Teléfono: (6) 3408815

Correo electrónico: cumplimiento@rotumark.co

Sitio web: www.rotumark.co

 

*NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política de tratamiento de datos personales es realizada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 d 2013 y las disposiciones complementarias y será aplicada por Rotumark para recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas las actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 

*DEFINICIONES: Para la ejecución de esta política y conforme a la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, forma de acceso y finalidad que se pretende dar a los datos personales. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. d) Dato personal: información que identifica o puede hacer identificable a una persona y esté en conocimiento o tratamiento de terceros. e) Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. g) Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, sí como los datos relativos a la salud, a la vid sexual y los datos biométricos. h) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. i) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento. j) Titular: persona natural cuyos datos personales seas objeto del Tratamiento. k) Tratamiento: operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

*FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTU LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: Rotumark podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes. b) Proveer los productos y/o servicios requeridos por los usuarios. c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos. d) Evaluar la calidad del servicio. e) Realizar estudios internos de hábitos de consumo. f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario realizados por Rotumark.

 

*PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en Rotumark se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenido o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener de Rotumark en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Rotumark se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, consulta, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

*DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMINTO POR PARTE DE ROTUMARK: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado podrán ejercer los siguientes derechos, respecto a los datos personales que sean tratamiento por parte de Rotumark: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de Rotumark, para efectos de consultarlos de manera gratuita y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de información que motiven nuevas consultas. b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y /o supresión de los datos personales objeto de tratamiento. c) Derecho a solicitar prueba de la autorización. d) Derecho a ser informado respecto de uso del dato personal.  e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales. f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

*DEBERES DE ROTUMARK: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que Rotumark está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.

Deberes como responsable:

  • Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
  • Informar de manera clara al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política,
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando se requiera.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

*SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Rotumark solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual es solicitado, utilizando los medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen  a la solicitud del dato y, en todo caso, bajo las disposiciones legales rigentes.

 

*DEPARTAMENTO RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El Departamento de Marketing de Rotumark será el responsable de atender peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio. Debe contener la identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se requiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para rectificar las fallas. Pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El tiempo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibido.

 

*DATOS RECOLECTADOS: Conforme con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2103, Rotumark procederá a publicar un aviso en su sitio web www.rotumark.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar  a conocer la presente política de tratamiento de información.

 

*MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Rotumark adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

 

*POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Podrá ser consultada en www.rotumark.co Cualquier cambio que se presente se informará a través de www.rotumark.co